项目经理要如何用好二八定律
按影随行 发表于 - 2022/7/28 11:31:56

  做项目很重要的一点是“打蛇打七寸、擒贼先擒王”,说洋气点就是要会运用帕累托法则,也就是著名的二八定律。

  1、怎么理解

  二八定律,大部分人都知道最初是指世界上80%的财富掌握在20%的人手中,聪明的PM也想到了项目成本管理也有它的二八定律(这个我们附在文末给大家分享),但不知道各位PM是否注意到:

  一个项目最关键的20%往往是一开始看似不紧急但很重要的任务,那么多项目一开始忽视这些任务,就导致到后期它们会成为又重要又紧急的任务,让整个团队不知不觉地进入救火模式。

  2、怎么应用

  一个项目要做的任务很多,最忌讳眉毛胡子一把抓,一定要把握整体情况,正确判断那里是整体项目的20%。

  接手项目的第一件事就是要盘点项目的特点,是否有与之类似且熟悉的项目,对标相似项目之间的“新增”内容后,就需要拼接一张“全景图”了。 拼图碎片就是与目前项目相似的各种规范、无论是版本新旧、还是结果导向,尽可能多的收集起来。迅速理清所有相似项目规范,来完成需求管理,以此确定最关键抓手。

  毕竟有了“全景图”才知道最美丽的风景在哪里。

  举个例子,小P接手了一个开发ESP的项目,盘点后发现,ESP和之前熟悉的ABS项目最大的不同是,功能和开发工作成倍增加。(对标原有参考项目,找到“新增”)

  进而从客户、内外部工程师手中收集各种不下几十份、版本新旧不一的规范。(尽快理清所有规范来,把脉整体情况,正确判断哪里是整体项目的20%)

  恰好小P听闻了一种尚未在国内推行的叫SPEC list的工具,觉得可能正好派得上用场。于是,他使用这个工具把收到的所有规范,按照分类、有效版本等跟踪分析结果,整合成一张“全景图”,确定这个项目的20%。(合理应用工具理清脉络)

  接下来,那些双方有分歧的规范,则又成了该项目需求管理里的那部分20%。

  最后随着需求管理的完成,该项目最关键的基础部分就夯实了,后面整个项目无论是变更管理、还是及时完成度乃至客户合作都非常顺畅成功。

  3、实践总结

  别以为按部就班照着流程完成项目,就万事大吉了。就像你能循规蹈矩地开车上路,并不代表你能很好地处理在路上遇到的突发状况;项目管理中也是这样,你能够按照一定的流程完成任务,并不等于你会灵活运用。掌握到能应对各种突发意外的程度,需要更深入的理解和更灵活的运用,不断总结提炼出属于自己的经验心得。

  心中时刻记着一个点: 牢牢盯紧“新的增量”。

  要么是你个人原先没有经历过的,要么是对照参考项目没有的部分。它们意味着风险提高,遇到“坑”的机率随之增加。

  更进一步,当你发现带领团队和项目进入了“无人区”,连参考项目都没有了,一方面你需要如履薄冰、启用相关工具和方法论来为项目保驾护航,另一方面也应该为自己具有从零突破的能力而感到高兴。

  反过来需要注意的是,不要以为没有明显的“新增”,你的项目就没有风险。因为既然叫做项目,本身就意味着一次性,而非生产线一般的循环往复,即使技术上没有任何创新,也还有人的因素,问题或意外仍然不是不可能发生,只是概率低得多。

  经验说白了就是对于小概率事件的处理能力。

  4、写在最后

  其实二八定律同样可以指导我们日常工作,比如跟领导汇报项目进度:如何在短短几分钟快速汇报一个项目,得到恰当的关注和及时的支持呢?你也需要训练自己陈述完大背景、尽快直抵核心问题的能力。

  切忌拉拉杂杂说一大堆,不知所云(关于项目汇报的有效方法,今后会专题介绍)。

  无论是宏观把控项目,还是微观处理日常事务,时时刻刻可以用二八定律来指导我们,而且使用二八定律不是一次性的,可以不停循环下去。

  不断逼近项目核心,带着团队聚焦,劲往一处使,最后达到事半功倍的效果。

  当然,项目是动态发展的,那个关键的20%也会随着项目的推进而发生变化,比如开发阶段和生产准备阶段,项目重心会从设计研发挪向工业化量产准备,因此20%的最高优先级项肯定不同。

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