第5章 企业级项目管理信息系统建设

前面已经提到，“没有理论基础的制度是不成立的，没有实施方法的制度是不完善的，没有信息系统的制度是不高效的”。因此，项目管理信息系统是企业项目管理体系的重要组成部分，在企业中建立和使用项目管理信息系统，就成为企业建立和完善其项目管理体系的必要手段。
企业中几乎所有的管理职能都会与项目管理相关，项目管理信息系统则是在这些管理信息的基础上，针对项目组织过程中的信息进行管理的，它与其它已有的管理信息系统是相互配合的。另一方面，不同企业中的项目管理的模式不尽相同，项目在企业中跨越的组织范围也不同，有的是完全在某个部门中，有的则是在整个企业中横跨多个职能部门，而有的大型项目本身就需要一套专用的项目管理信息系统来管理。在这里，我们重点从企业级项目管理体系建设的角度，围绕横跨企业各个职能部门的企业级项目管理信息系统进行讨论，其他如部门级的、工作组级的项目管理信息系统，以及单项目中的专用的项目管理信息系统，其涉及的管理问题的复杂度相对较低，企业管理与项目管理的相互影响相对要少，系统的建设可以参考企业级项目管理信息系统建设中的一些思路。
在这部分内容中，主要讨论的是企业级项目管理信息系统的建设方法，为了能够清楚的说明有关的管理功能，可能会涉及有关的具体软件，但本书无意向读者推荐具体的项目管理工具，所以涉及具体产品相关的内容，仅供读者参考。

5.1 企业级项目管理信息系统规划
实际项目中会同时涉及产品管理、项目管理、资源管理这三条管理线的管理内容，那么项目管理信息系统也就必然与企业中其他信息系统，如产品生产、管理的信息系统，企业资源管理信息系统（人力资源、财务管理）等，存在着密切的关系。因此，企业级项目管理信息系统的建设，也是属于企业中信息系统的一个组成部分，对企业的信息系统的架构会产生一定的影响，也要考虑对企业方方面面的影响，需要一定的理论和方法作指导。
在现在几乎所有的企业当中，都有专门负责企业内部信息技术的部门或人员，即使在IT行业的企业中，也存在不同于为客户提供产品服务和技术支持的企业内部IT部门，专门负责企业自身的信化建设。特别是当前信息科技作为新的生产力的代表，在企业的经营管理中发挥着越来越重要的作用，内部IT部门在企业中的地位也在发生着变化，正在由后勤保障部门向管理部门转变，有的甚至已经开始真正参与企业的战略决策。这种相对于企业传统业务部门的地位的变化，需要企业从总体上重新审视其信息技术管理工作的组织过程，调整传统业务部门和信息技术部门的组织分工和工作流程，以便更好的发挥出信息科技的能力。业务职能部门与信息技术部门之间的争吵，使企业付出了高昂的代价，如何协调理顺关系，建立合理、明确的组织结构和工作流程等问题，一直困扰着许多企业的管理者。所以需要首先细致分析信息技术管理中不同管理内容的特征。
如下图所示：
 

在这一模型中，从信息技术管理的角度，将企业的信息管理工作从整体上划分称为三个层次：
1、 第一层是业务管理层，包括各业务职能部门。他们是信息系统的使用者。在传统企业的组织结构中，比较多的是基于职能式管理的组织方式，其组织特点是纵向划分的，各职能部门往往都有追求局部最优的倾向，跨部门协调难度较大。
2、 第二层是信息管理层，主要指信息处理架构，包括信息的获取、存储、加工、输出等许多方面。在没有发明计算机之前，在使用烽火狼烟传递信息的时代，其实信息管理就已经存在了，现在虽然大量应用了计算机、网络等先进技术，但是在信息处理流程中，有时还会存在人工处理的环节。计算机自动处理和人工处理相结合，共同组成了信息的处理流程。所以信息管理与技术实现方法是相对独立的，它在相当的程度上体现了整个组织的工作流程。信息处理架构的特点，就是基于流程的，它是跨越各职能部门的，表达整个组织的信息的流动过程和加工方法，它所追求的是全局最优，需要站在整个企业的全局角度来考虑。同时，现在市场格局的新发展，企业与自己上下游的客户和供应商的联系更加紧密，致使企业的信息处理架构开始向企业外部延伸，反过来又影响到企业内部的信息处理过程，而外部的业务管理和技术支持架构又不是企业自己可以控制的。所以，企业与外部环境关系最紧密的就是信息处理流程。由此可见，企业的信息处理流程应该会成为业务管理的基础和技术实现的依据。
3、 第三层是技术支持架构，最终实现信息处理的架构。随着新技术的不断发展和采用，技术支持架构正在不断优化，使信息处理流程的效率也在不断提高，有时甚至可以促进信息处理架构本身的改造。但是，技术支持架构始终应该是服务于信息处理的要求的。目前大量采用的计算机、网络等技术，使技术支持架构具有层次化的特点，从硬件、系统到应用软件，可以划分成多个层次，信息处理流程是通过最上层的应用软件的处理流程来实现的。
从上面的分析可以看出，这三个层次都有自身的特点和规律，职能部门是纵向划分的，信息处理架构是强调横向整体流程的，技术实现架构是划分成多层次的。所以，要根据它们不同特点的要求来采用不同的方法来管理。他们之间一直存在着一定的矛盾冲突。现在一些企业具有极强的基于职能的管理力度，结果在信息系统的设计中，甚至是在技术实现的过程中，都与纵向的职能部门形成了某种对应关系，结果造成了信息流不畅通，应用系统关联度低，数据共享困难。如下图所示：

 
    这种现象在企业级项目管理信息系统的建设中也很常见，项目管理本身往往是需要横向跨越很多职能部门的，所以项目信息中就会包含了许多相关职能部门的信息，这时如果企业项目管理信息系统受到职能部门分工的限制，被局限在某个有限的范围内，就不能获得全面的项目信息，也不能全面反映项目的整体情况。这一问题对于企业级项目管理信息系统来说，是致命的。

一些企业已经在技术层面上意识到应该打破信息系统与业务职能部门的对应关系，增强各应用系统的耦合度，他们对系统做了改造，重新按层次划分了应用系统的体系架构，例如在统一的硬件和操作系统的环境中运行不同功能的应用软件；归集、整理不同业务所需要的数据信息，通过统一的数据库提供数据共享；建立统一的用户界面，使不同职能部门的用户都使用相似的操作界面。这样，技术支持架构就真正成为了企业的基础设施，各个业务职能部门得到的就是它所提供的一组组功能，结果大大提高了应用系统的实现效率，使应用系统的整体性更好。
但是，企业IT部门与业务职能部门之间的争吵并没有因此而停息，其关键原因就在于没有找到双方意见的结合点，这个结合点就是独立于具体实现技术的信息处理架构，两方面在对信息处理架构的认识上没有达成共识。信息与技术往往被认为都是IT部门的工作内容，而且信息架构与技术架构也经常被混为一谈。其实，信息处理架构和技术支持架构是有区别的。信息架构的重点是企业整体信息的处理流程，不完全依赖于具体的实现手段，不论是古老的烽火狼烟，普通的电话、电报，还是先进的网络数据通讯，都只是具体实现的手段，方法的改进固然对信息处理流程能够起到促进作用，但信息处理架构与技术实现方法的关系始终是因与果的关系。现在谈到信息技术，通常情况下的含义就是用于信息处理的科技手段，强调的是实现技术，往往忽略了信息处理流程本身的管理。由于信息处理流程涉及企业跨职能部门的工作流程的协调，大大超出了技术部门的职责范围，所以信息技术部门通常也难以把信息管理作为自己的职责，把重点放在了技术实现上，对于各种技术、工具非常关注，但这些只能解决信息处理的局部效率。企业整体信息流不畅通，从根本上造成了信息处理流程在整体上的低效率。因此，业务职能部门与信息技术部门之间的合作，应该以信息处理架构作为讨论的中心内容，实现技术应该是科技部门考虑的问题，业务部门不应该过分关心具体实现的技术手段。从另一个角度来说，贯穿企业的信息处理架构，实际上就是企业的业务处理过程与有关信息技术的综合，应该是有关业务职能部门和信息科技部门共同努力的成果。信息处理架构的负责人，就应该是企业的CIO，而技术部门的负责人，最多只是CTO。
企业中的项目往往是横向跨越职能部门的，项目管理的流程会成为企业中一类主要的工作流程，因此，企业项目管理信息系统，必须站在企业的高度上，审视项目信息处理的全过程。对于这种企业级信息系统建设，已经有成熟的方法论——信息工程。
建设企业级计算机化的信息系统的工程简称为“信息工程”，它是指在一个企业中或者在大型企业的一个主要部门中，应用相互关联的、正规化的、自动化的成套技术对信息系统进行规划、分析、设计和构建，其本质就是要帮助人们把主要针对个别应用项目和部门的相互分离的数据处理和决策支持系统，统一成一个整体，也就是采用结构化的方法、自动化的工具以及便利实现的规范化的设施与步骤，去构筑一个覆盖企业所有业务领域、适应企业不断发展的综合信息服务系统。实现对整个企业信息需求的动态协调，是信息工程的根本。
企业信息系统的框架由三部分组成：
 信息结构：定义企业运营所从事的业务活动以及执行这些业务活动所需的数据和信息。
 业务系统结构：描述了支持信息结构所需的业务系统和数据存储方式。
 信息技术结构：描述了支持业务系统结构所需的软、硬件计算环境。
在规划企业信息系统的过程中，要对上述这三种结构进行分析。
1， 首先是对信息结构的分析，根据企业中各类实体用户进行划分，分析他们所需要的信息以及对信息所作的处理，确定企业中各类实体的数据存储位置和载体，识别各数据存储单位之间的关系，形成所谓的实体关系图。它不是我们平常在数据库设计中所使用的实体关系图，而是反映数据在企业范围内分布特点的关系图。根据实体关系图，进一步分析各类实体对信息的需求形成实体-需求矩阵，分析各类实体对信息所作的处理形成实体-业务功能矩阵。
2， 从实体-业务功能矩阵出发，识别和确定预期的数据存储，标识出企业中的信息流，据此识别预期的业务系统，建立业务系统整体结构关系图，形成企业级的业务结构。
3， 接下来就是技术结构，它与企业各部门的地理分布有关，根据各地理位置上所处理的主要数据及执行的主要业务功能，确定配置的计算机类型和应建立的数据库系统，以及将各处连接起来的网络设施，并由此可以提供出企业信息系统所需技术配置的成本估算。
在对企业的信息结构、业务结构和技术结构进行分析后，对于企业所需要的信息系统的逻辑结构就已经有了一个整体的描述，随后就要对企业信息系统的当前环境进行评估，寻找差距，以帮助确定工作范围和工作过程。
系统无论大小，其建设过程都应该遵循这样一种步骤，在许多企业建立信息系统时，直接从业务系统结构开始进行分析、设计，忽略了对信息结构的分析，使得信息系统的建设失去了最根本的目标，结果使得信息系统与企业的实体结构、组织结构分工不能完全匹配，各个业务系统之间的信息处理流程不通畅，从根本上造成了整个系统结构性的缺陷。这种缺陷对企业来说往往是灾难性的，需要花费大量的时间和金钱来弥补。特别是项目管理的组织方法对企业传统的组织结构会产生影响，可能形成交叉的矩阵式组织结构，这就更需要认真分析清楚信息是如何在企业的各个组织之间分布和流动的，明确企业的信息结构。
企业项目管理信息系统，几乎涉及企业的所有方面，涉及各项管理职能，涉及几乎所有的主要数据，这就非常需要使用正确的方法论来指导，分析清楚企业的信息结构、业务结构和技术结构，对企业信息系统的现状进行分析，从而找到项目管理信息系统与企业管理信息系统的配合关系。只有这样，才能保证所建立的项目管理信息系统，能够与其他系统有效的配合，使信息在各个系统之间通畅的流动和被高效的处理，保证系统所提供的管理功能能够与企业的组织结构和管理流程能够很好的配合。
因此，要建立好企业级的项目管理信息系统，不仅需要明瞭企业级项目管理体系建设的方法，还要掌握建立企业级信息系统的信息工程方法论，这样才能保证所建立的企业级项目管理信息系统是高效的。